再造《优秀的时间管理和项目管理工具》精品系列：让你了解更多优秀软件，并且学会熟练地使用它们。
这套纸笔的GTD应用系统，尽量追求简单，方便，是弥缝在参考了几个GTD Moleskine Hacks后，与自己已有的一些经验，结合精简而成的。这篇介绍将很详细，但并非每一个步骤都对你是必要的，所以大家应该再按照自己的需求进行改进或者进一步地简化。
需要的材料：
- 一个硬壳厚本的、质量好的笔记本，页数在200～300页之间，外带一条书签带子的。弥缝推荐过的理想的笔记本Moleskine，就是很不错的本子。品质优良、设计独到、还有悠长的历史，不过价格就是相对比较贵。
- 标签（Tabs），需要多种颜色的，可以自由移动的。
- 一支好笔，好本配好笔，不仅仅看起来漂亮，写起来也顺畅。
- 了解什么是GTD，你可以阅读《尽管去做——无压工作的艺术》或者阅读Zen To Done来获取这套最受欢迎的时间管理知识。
规划你的笔记本：
-
**标上页码。**这是件麻烦的事情，想偷懒就可以不做（我就没有做）。下面使用的是一本200页的笔记本为例，你知道在大概相同的页数贴上相应的标签就可以了。
-
**创意的第一页。**写上自己名字、随意点缀一下、写些名言警句等等。随便你用来干什么，你可以写上自己的联系地址，如果你丢失了，说不定有好心人会归还给你；你可以写一篇《陋“书”铭》来秀秀自己的文字；还可以是一张规划这本Moleskine的思维导图。当然你也可以不要，这是弥缝自己的喜好而已。
-
**在第四页贴上第一个标签，写上“收件箱/任务清单”。**你应该已经明白收件箱和任务清单的区别了。收件箱只是简单地将信息全部收集起来，而任务清单中则是对收件箱内信息进行处理后留下的可执行的行动。弥缝把第四页用来收集，第五页用来放任务清单（方便相互查看）。当这两页写满以后，就开始下两页。同时也把标签也移动到新的下一页，而且上一份任务清单中未处理完的任务也要存到新的任务清单中来。
-
**在第102页贴上第二个标签，写上“项目清单”。**当一件任务需要多个行动才能完成，那这件任务就是一个项目，那么它就应该放到“项目清单”中。每一页只记录一个项目，你可以把书签带子夹在现在正在进行的项目页面上。
-
**在第180页贴上第三个标签，写上“Someday/Maybe清单”。**这里用来记录某一天可能去完成的事情，可能也是一个理想或者长远的计划等等。
-
在最后一页贴上一份全年日历**。**Moleskine的背面还有一个Pocket，你可以用来存放一些发票、随意贴等等。
使用固定记录格式：
记录的格式因人而异，每个人都有自己的喜欢的记录方式。只要你觉得适合自己就可以了。通常来讲，你的格式中应该包括这么些内容：时间、任务、地点。这里弥缝只是简单地演示一种普遍使用的列表记录格式：
[时间] [拖延次数] [任务] [地点] [任务/项目]
比方说你想去买一台新笔记本电脑，你就可以在任务清单中这么记录：
10月30日 (0) 买笔记本电脑 电脑大市场
当然，一分析你就会发现上面这一件事并不是单一行动的，而是一个项目。所有你就应该把它归纳到“项目清单”中去。你应该为每一个新的项目都建立新的一页“项目清单”，并且在这一页的开头写下这是什么项目，比如说：
项目：购买笔记本电脑
10月28日 (0) 比较笔记本评测 网络
10月29日 (0) 到电脑大市场去调查价格 电脑大市场
10月30日 (0) 选定机型，付钱购买 电脑大市场
为了便于区分，你还可以使用不同的颜色的笔来记录，比如说用红色来标明时间、橙色来标明拖延次数、用绿色标明地点等等。
当你完成任何一件任务时，要记得从清单上划除。如果你在开始新的一页任务清单时，旧的任务清单上还有未完成的任务，你就要把它记录到新的任务清单上，并且在拖延次数上加一。如果某一件任务拖延次数达到三或者更多时，你就该赶快完成或者考虑是否还需要去完成了。
最后提醒，随身携带你的笔记本，并且及时把信息记录到收件箱中，而且也要信息及时处理掉，信息处理后也要划掉以免返工。对于信息的处理参考弥缝以前写的《ThinkingRock：最好的GTD软件2——使用方法》中介绍的方法。
如果你有疑问，欢迎提问。这套系统可能有不完善的地方，你若有不同一般的却非常有效的方法，欢迎分享。
相关阅读：